dgs-assistenz ist ein Office-Management-Dienstleister für Steuerkanzleien und kleine Mittelständler. Vier Personen, ein paar Hundert Mandate, der Anspruch: Verwaltung, die so läuft, dass die Mandanten nichts davon mitbekommen.
Der Alltag lief auf Outlook, einem geteilten Netzlaufwerk und einer Excel-Liste mit allem darin. Termine wurden doppelt eingetragen, Schriftverkehr lag in drei verschiedenen Postfächern, und niemand konnte verbindlich sagen, woran wer gerade arbeitet. Onboarding neuer Mitarbeiterinnen dauerte Wochen — nicht wegen der Aufgaben, sondern weil das Wissen verteilt war.
Zwei Wochen mitgelaufen. Mit jedem Teammitglied einen Vormittag, durchgesprochen, was sie wirklich tun — nicht, was im Stellenprofil steht. Heraus kam: 80 % der Arbeit waren immer dieselben sechs Workflows, nur in unterschiedlichen Kombinationen.
Statt eine fertige PM-Software einzuführen, haben wir ein schlankes SaaS gebaut, das genau diese sechs Workflows abbildet. Mandant anlegen, Aufgabe routen, Frist setzen, Schriftverkehr ablegen, Statusübersicht, Abrechnung. Mehr nicht. Kein Feature, das nicht jeden Tag benutzt wird.
Datenmodell, Auth und Audit-Log so gebaut, dass die Lösung in einer Steuerkanzlei-Umgebung tragfähig ist — DSGVO-konform, gehostet in Frankfurt, mit Mandantentrennung und nachvollziehbarem Änderungsprotokoll.
Von der ersten Bestandsaufnahme bis zum produktiven Betrieb zehn Wochen. Heute laufen alle Mandate, Termine und Schriftverkehr über das System. Onboarding neuer Mitarbeiterinnen liegt bei zwei Tagen statt zwei Wochen.
Vom Office-Chaos zum System. Mandanten, Termine, Schriftverkehr — alles an einem Ort. Spart uns mindestens einen Tag pro Woche und macht das Einarbeiten neuer Leute zur Sache von Stunden, nicht Wochen.
